دو اصطلاح «ملک ثبت شده » و «ملک در جریان ثبت» بسیار معروف است و در ثبت کاربرد بسیاری دارد و در مقابل این دو اصطلاح «ملک ثبت نشده» یا فاقد پلاک یا فاقد سابقه ثبتی نیز معروف است پس از تنظیم و امضای صورت مجلس تحدید حدود توسط نماینده و نقشه بردار و تحویل آن به اداره ثبت،صورت مجلس مرقوم توسط نمایندگان محدد با پروندههای مجاورین تطبیق و پس از تکمیل آن پیش نویس سند مالکیت تهیه و ضمیمه پرونده، تسلیم بایگانی ثبت میشود و اصطلاحاً با خاتمه عملیات مقدماتی ثبت، مسئول دفتر املاک، ثبت ملک را با مشخصات مندرج در ماده ۱۰۳ آیین نامه و البته به دستور مدیر ثبت (یا مأذونمنصوب دارندهحق امضاء)در دفتر املاک وارد و به امضاء مدیرثبت(یا مأذون صاحب امضاء) میرساند.
مشخصات و مواردیکه دردفتر املاک وارد میشود شامل: ۱-شماره ملک ۲- تاریخ ثبتملکدر دفتر املاک ۳- مشخصات کامل، تابعیت و نشانی مالک ۴- نوع و مشخصات ملک و محل وقوع و اجزا و متعلقات آن ۵- حدود ملک ۶- بهای ملک ۷- حقوق عینیه که اشخاص در آن ملک دارند با اسامی صاحبان حقوق وحقوق ارتفاقی ملک مورد ثبت در املاک مجاور ویا حقوق ارتفاقی املاک مجاوردرملک مورد ثبت.
بنابراین هر ملکی که به ثبت دفتر املاک به شرح فوق (و البته با رعایت قوانین و مقررات و پس از اتمام عملیات مقدماتی ثبت) رسیده است اعم از آنکه سند مالکیت آن صادر شده باشد یا خیر؛ و هر ملکی که عملیات مقدماتی آن به انتها رسیده و مواعد اعتراض منقضی شده و اعتراض واصل نشده یا اگر اعتراضی شده طبق حکم قطعی نهائی مردود اعلام شده ولو اینکه هنوز وارد دفتر املاک نشده باشد بدان«ملک ثبت شده»میگویند و هر ملکی که در منطقه مشمول ثبت عمومی یا املاکی که برابر قوانین وقت تقاضانامه ثبت اختیاری دادهاند و عملیات ثبتی آنها شروع شده یا در جریان است و پلاک ثبتی بدان اختصاص داده شده است (که معمولاً در هنگام ثبت اظهارنامههای استردادی در دفتر توزیع اظهارنامهها برای هر ملکی شمارهای اختصاص میدهند که شماره پلاک ثبتی ملک خواهد بود)ولکن هنوز عملیات مقدماتی ثبت آنها به اتمام نرسیده یا مواعد اعتراض منتفی نشده یا مورد اعتراض واقع شده و هنوز تعیین تکلیف قطعی و نهائی نشده«ملک در جریان ثبت» میگویند. بنابراین املاک در جریان ثبت دارای پلاک ثبتی هستند و نسبت به آنها اظهارنامه یا تقاضانامه داده شده است و در اداره ثبت پرونده دارند ولی به هر دلیلی عملیات مقدماتی ثبت آنها به انتها نرسیده و هنوز وارد دفتر املاک نشده است.

و اما املاکی که مشمول هیچ کدام از «ملک ثبت شده»یا « در جریان ثبت » به شرح فوق نباشد؛ اصطلاحاً املاک فاقد سابقه ثبتی یا املاک عادی یا «املاک ثبت نشده» میگویند.
سند مالکیت داشتن یا نداشتن، ملاک ثبت شده یا نشده نمیباشد^[۳]، چرا که سند مالکیت فقط مدرک اثباتی مالک و ملکی است که ثبت دفتر املاک شده است. و معمولاً به تقاضای مالک توسط اداره ثبت صادر میشود و بسا که ملکی ثبت دفتر املاک شده باشد و «ملک ثبت شده »محسوب شود ولی به دلیل عدم درخواست مالک یا ادله دیگر تاکنون سند مالکیت آن صادر نشده باشد. ولی آنچه مسلم است هر ملکی که سند مالکیت آن صادر شده است قطعاً «ملک ثبت شده»است و برای املاکی که ثبت دفتر املاک نشده است امکان صدور سندمالکیت فراهم نیست و اعم از اینکه اساساً ثبت نشده باشد یا در جریان ثبت باشد ویا حتی عملیات مقدماتی آن تمام شده باشد ولی هنوز به ثبت دفتر املاک نرسیده باشد. و از اینجا معلوم میشود که سند مالکیت رو نوشت دفتر املاک است و باید مطابق آن صادر شود و نمیتواند با دفتر املاک مغایرتی داشته باشد و در صورت مغایرت دفتر املاک ملاک ومناط است و برطبق آن باید اصلاح شود مگر در فروضی که قانون پیشبینی کرده که دفتر املاک حاوی اشتباهی باشد که چگونگی اصلاح آن یا رفع آن نیز پیش بینی شده است. بنابراین سند مالکیت مدرک مستقلی با ارزش ذاتی مستقل از ثبت دفتر املاک نیست^[۴] بلکه مدرکی منطبق بر دفتر املاک است و به تبع آن معتبر است مگر صفحات نقل و انتقالات آن که اخباری از طرف دفتر اسناد رسمی در آن درج شده باشد.
ط) دفتر املاک
اداره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر متعددی است ازجمله دفترتوزیع اظهارنامه، دفتراملاک، دفترثبت شرکتها (که امروزه دربعضی ادارات مستقل شده و…) دفتراملاک دفتری پلمپ شده و شمارهگذاری شده و امضاء شده (طبق مقررات قانونی) است مختص ثبت املاک هر بخش درهرناحیه ثبتی است که ترتیب نگارش آن برطبق شماره املاک است و هرملکی که عملیات مقدماتی آن صحیحاً خاتمه یافته باشد، یعنی مواعد اعتراض آن منقضی شده و اعتراضی واصل نشده یا محکوم به رد طبق حکم قطعی نهانی شده است باید بامشخصات مقرر قانونی وارد دفتر املاک گردد. ثبت ملک در دفتراملاک در حقوق ایران مبتنی برثبت عینی است و براساس شماره املاک است نه نام مالک (ثبت شخصی مثل کشور مصر نیست) فلذا ثبت ملک دارای ارزش ذاتی است و مشمول فرض قانونی مندرج در ماده ۲۲ قانون ثبت است که اثبات خلاف آن مقدور نمیباشد.
متصدی دفتر املاک کارمندی تابع سازمان ثبت اسناد و املاک است و این دفتر و متصدی آن در ادارات ثبت هر شهرستان یا هر ناحیه مستقر است.
وظیفه متصدی دفتر املاک، ثبت و درج ملک در دفتر املاک و صدور سند مالکیت و ثبت و انعکاس و اخبار تحولات بعدی ملک و مالک آن است.
برای هر شماره ملک یک صفحه اصلی اختصاص یافته و برای ثبت تحولات و تغییرات و انتقالات هر ملک یک یا چند صفحه سفید در نظر گرفته میشود و مراتب بازداشت و توقیف در ملاحظات ثبت دفتر هر ملک درج میگردد و برای افراز و تفکیک ممکن است صفحات جدید در دفاتر جدید افتتاح گردد.
ثبت ملک وصدور سند مالکیت بعد از آن؛ اقدامی حاکمیتی است فلذا صحت آن فرض قانونی است و اثبات خلاف آن مقدور نمی باشد.
سند مالکیت رونوشت دفتر املاک است و دارای ارزش مستقل از دفتر املاک نمیباشد و هر گونه ایراد و اشتباهی در سند مالکیت باید بر طبق دفتر املاک اصلاح گردد بنابر این دفتر املاک ارزش ذاتی و مستقل دارد نه سند مالکیت.
ی) ثبت ملک و آثار آن
برابر ماده ۲۱ق.ث پس از ثبت ملک دردفتر املاک، سند مالکیت آن«مطابق ثبت دفتر املاک» صادر و به مالک یا مالکین تسلیم میشود. بنابراین اولین ومهمترین اثر ثبت ملک«صدور سند مالکیت» است و سندمالکیت صادره منطبق بر دفتر املاک همراه با ثبت دفتر املاک مشمول فرض حقوقی ماده ۲۲ ق.ث است و اثبات خلاف آن مقدور نیست چرا که ثبت ملک و صدور سند «اقدامی دولتی و حاکمیتی» است و قانون بر این اقدام دولتی و حاکمیتی اعتبار مطلق داده است و هر ادعائی خلاف فرض مرقوم غیر قابل استماع است و هر آنچه اثباتاً و نفیاً مستلزم عدم اعتبار مطلق باشد باطل و بلااثر و غیرقابل قبول است لذا سایر آثارنیز به نحو اختصار چنین است:
۱- از تاریخ ثبت شدن ملک در دفتر املاک، دولت فقط کسی را مالک میشناسد که ملک به اسم او ثبت شده است(م ۲۲ ق.ث)
۲- سند مالکیت تنها وقتی صادرخواهد شد که ملک دردفتر املاک ثبت شده باشد(م ۲۱ ق.ث)
۳- پس ازثبت ملک در دفتراملاک دعوی تضییع حقضمن جریان ثبتی ملکی از کسی پذیرفته نخواهد شد. نه به عنوان قیمت و نه هیچ عنوانی دیگر، حقوقی یا جزائی، هیچ کدام مسموع نخواهد بود(م ۲۴ ق.ث)
۴-ثبت ملک در دفتر املاک و صدور سند مالکیت نشانه خاتمه جریان ثبتی ملک است و از ملک ثبت نشده و املاک در جریان ثبت باز شناخته میشود.
۵-ثبت ملک به حقوق دارندگان حق ارتفاق هیچ گونه خللی وارد نمیآورد.
۶-پس از ثبت ملک در دفتر املاک، کلیه اسناد مربوطه به معاملات راجع به ملک ثبت شده و حقوق ثبت شده در دفتر املاک باید اجباراً به ثبت رسمی در دفاتر اسناد رسمی رسیده و نقل آن فقط به توسط سند رسمی مقدور است(مواد ۴۶ قانون ثبت و ۱۸ قانون دفاتر)
۷-اسناد رسمی معاملات املاک ثبت شده و حقوق ثبت شده دفتر املاک، علاوه بر متعاملین و قائم مقام آنها برای اشخاص ثالث نیز دارای اعتبار کامل و رسمی است. در حالی که معاملات املاک ثبت نشده فقط فی مابین متعاملین و قائم مقام آنها دارای ارزش و اعتبار است.(م ۷۲ و ۸۸ ق.ث)
۸-اسناد رسمی معاملات املاک ثبت شده علاوه بر امتیازات فوق در کلیه ادارات و محاکم نیز پذیرفته شده است ولی اسناد عادی معاملات ثبت شده که باید به ثبت رسمی برسد و نرسیده فاقد ارزش و اعتبار قانونی بوده و علیه ثالث نیز فاقد اعتبار و در هیچ اداره یا محکمهای پذیرفته نخواهد شد.(م ۴۸ ق.ث)
۹-ترتیب انجام معامله و تنظیم سند رسمی معاملات املاک ثبت شده با املاک درجریان ثبت حتی تفاوت دارد و در موارد مختلفه قانون ثبت به صراحت بیان شده است.(م ۴۱و ۴۲ و۴۳و سایر مواد ق.ث)
۱۰-ترتیب اثرندادن به اسنادرسمی معاملات املاک ثبتشده، توسط ادارات ومحاکم، مستلزم مجازات کیفری و اداری و مسئولیت مدنی است. و ممکن است از جمله مصادیق ترتیب اثر ندادن به اسناد رسمی معاملات مرقوم؛ ترتیب اثر دادن به اسناد عادی مخالف و متضاد آن باشد.البته این امتیاز از آثار ثبت سند است و ذکرآن در اینجا به واسطه برخورداری از امتیازات سندرسمی است. فلذا به طور کل برخورداری از امتیازات سند رسمی مد نظر است که ملک ثبت شده به نحو اتم و اکمل از آنها برخوردار است.
۱۱- آثار غیرحقوقی ثبت ملک، امتیازات قابل توجهی است و دارنده سند مالکیت رسمی دارای امتیازات عرفی و اجتماعی بسیاری است. نظیر اعتبار و اعتماد که گرچه از آثار مستقیم ثبت ملک و حقوقی نیست ولی به قدری واجد اهمیت است که نمیتوان آن را به حساب نیاورد و از آن چشم پوشید و این امر شاید جهت تشویق و ترغیب هر چه بیشتر مالکین به ثبت ملک و نقل رسمی آن انگیزهای بزرگ ومهم به شمار آید.
از جمله این آثار مستند سازی املاک و ورود آنها به دایره امور اقتصادی و مالی است. و اسناد مذکور خود موجب اعتبار دارنده و سبب کسب اعتبار بیشتر از نهادهای مالی است و نهایتاً موجب ورود املاک در ثروت ملی و مبادلات اقتصادی است و این سبب ایفای نقش ثانوی و غیرذاتی برای املاک است که خصوصا در دنیای امروز که افکار و ایدهها مستندسازی میشود و وارد مقولات اقتصادی و سبب تولید ثروت میشود نقشی بسیار مهم و درخور توجه است.
ک) ثبت سند رسمی معاملات املاک و آثار آن
۱- مفهوم سند رسمی و اعتبار آن
مفهوم سند رسمی
ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی سند رسمی را تعریف کرده است :«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است.»
با توجه به ماده مرقوم برای رسمی محسوب شدن سند؛ سه رکن باید رعایت شود: اولاً به وسیله مامور رسمی تنظیم شود و مامور رسمی ممکن است مستخدم دولت باشد یا نباشد، ولی بایستی برای اینکار طبق قانون مامور شده باشد و اصولا بر کار او نظارت می شود. ثانیاً مامور رسمی مرقوم در حدود صلاحیت محلی و نسبی خویش مبادرت به تنظیم سند نموده باشد و صلاحیت ذاتی خود را نیز رعایت کند، فلذا مامور رسمی تنظیم سند ازدواج نمی تواند شناسنامه صادر کند و مثلاً مامور ثبت احوال دامغان نمی تواند شناسنامه مربوط به تهران را صادر کند. ثالثاً آنکه کلیه قوانین و مقررات شکلی و ماهوی مربوط به تنظیم آن سند را رعایت کند و مخالف نظم عمومی و اخلاق حسنه نیز نباشد. فقد هر یک از شروط فوق موجب غیر رسمی تلقی کردن سند تنظیمی است و اگر دارای امضاء باشد می تواند سند عادی تلقی شود.
اعتبار سند رسمی
همانطور که حضرت استاد جناب آقای دکتر عبد الله شمس در کتاب ادله اثبات اعلام فرموده اند؛^[۵] اعتبار به سه معنی است؛ به معنای «ارزش» و به معنای «مقاومت در برابر انکار و تردید» و نهایتاً به معنای« قدرت تحمیل مفاد.» اسناد رسمی واجد هر سه معنی هستند و برابر ماده۷۰ قانون ثبت تمامی محتویات و مندرجات سند رسمی و امضاهای آن معتبر و رسمی است فیمابین امضاء کنندگان سند و قائم مقام آنها بنابراین مفاد و مندرجات اسناد رسمی اصولاً معتبر و واجد آثار حقوقی و رسمی است و قابل انکار و تردید نمیباشد مگر آنکه مجعولیت آن ثابت شود و البته دعاوی مخالف اعلام و اقرارهای ضمن سند که توسط اصحاب سند و نه توسط مامور رسمی تنظیم کننده آن مطرح شود، قابل رسیدگی می باشد. ولی تا ثابت نشود، مفاد اعلام ها و اقاریر کماکان معتبر است.
۲- آثار سند رسمی معاملات املاک ثبت شده
۱- رسمیت و اعتبار اسناد مرقوم برای متعاملین و قائم مقام آنان برابر ماده۷۱ قانون ثبت
۲- رسمیت و اعتبار اسناد مرقوم برای اشخاص ثالث برابر ماده۷۳ قانون ثبت
۳- عدم قابلیت انکار و تردید نسبت به سند رسمی، لذا فقط دعوی جعل ممکن است طرح کرد و آن نیز نیازمند اثبات از طرف مدعی است و یا با اثبات بی اعتباری سند رسمی به جهت تصویب قوانین بعدی مانند قانون ابطال اسناد فروش رقبات موقوفه (ماده۷۰ قانون ثبت)
۴-قضات و مامورین دولتی که از راه حقوقی یا جزایی به انکار و تردید، ترتیب اثر دهند یا رسیدگی کنند مورد تعقیب و مستوجب مجازات خواهند بود. (ماده ۱۲۹۲قانون مدنی و۷۰ قانون ثبت)
۵-قضات و مامورین دولتی که از اعتبار دادن به اسنادثبت شده استنکاف نمایند علاوه بر تعقیب اداری یا انتظامی درصورت اثبات تقصیر یا اثبات بدون جهت قانونی برای مامورین، و موجب بروز ضرر و خسارت به صاحب اسناد رسمی شوند، علاوه بر مجازات انتظامی، محکوم به جبران خسارت صاحبان آنها نیز خواهند شد.(ماده ۷۲ قانون ثبت)
۶- اعتبار تاریخ اسناد رسمی علیه ثالث (ماده۱۳۰۵قانون مدنی)
۷- لازم الاجرا بودن اسناد رسمی فوق برابر ماده۹۳ قانون ثبت و لازم الاجرا بودن اسناد رسمی دیون و معاملات منقول (مگر استثنا مربوط به مال منقولی که ثالث متصرف و مدعی مالکیت است)
۸- صلاحیت استفاده از مزایای قانونی مثل عدم تودیع خسارات احتمالی در تامین خواسته جاییکه مستند دعوا سند رسمی باشد (قانون آئین دادرسی مدنی ماده ۱۰۵)
۹- استفاده از مزایای غیرمستقیم (گرچه حقوقی نیست ولی اهمیت عرفی و اجتماعی بسیار دارد)
بخش دوم: فرض حقوقی ماده ۲۲ ق.ث
ماده ۲۲ قانون ثبت مقرر کرده است: «همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک مزبور به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثا ًبه او رسیده باشد مالک خواهد شناخت. در مورد ارث هم ملک وقتی در دفتر املاک به اسم و ارث ثبت میشود که وراثت و انحصار آنها محرز و در سهم الارث بین آنها توافق بوده ویا در صورت اختلاف حکم نهائی در آن باب صادر شده باشد…»
۱- ثبت ملک اقدامی دولتی و حاکمیتی
همچنان که در ماده ۹ ق.ث آمده و پیشتر نیز اشاره شد قانون ثبت فعلی، قانون ثبت عمومی یا ثبت اجباری است، ثبت اسناد راساً به وسیله اداره ثبت (دولت- حاکمیت) و بطور عمومی و منطقه ای انجام میشود. ثبت ملک توسط دولت و با رعایت قوانین ومقررات و با اعلان عمومی و در بعضی تشریفات با اعلام به اشخاص ذینفع و با رعایت حقوق همه افراد ذینفع و بطور خلاصه با تمهید امکان نظارت و بازرسی افراد ذینفع و مراجع قضایی و حصول اطمینان از درستی وتطابق اقدامات با مقررات انجام میشود. پیشبینی امکان اعتراض و رسیدگی قضایی و اعلان عمومی موجب حصول به حداقلی از اطمینان و اعتماد است که مبانی مالکیت و اسباب تملک و حقوق عینی و تبعی اشخاص که در قوانین ماهوی ذکر شده است رعایت و ضمن ثبت ملک تسجیل شده است و از لحاظ نظری یا در تئوری امکان تضییع حقی از کسی وجود ندارد. و از آن جهت که دولت مظهر حاکمیت و نماینده ملت است و اعمال واقوال وی محمول بر صحت است فلذا اقدامات وی در ثبت ملک و ضرورتهای سیاسی و اقتصادی و قضایی و غیره اقتضاء دارد که این اقدامات قطعی و یقینآور باشد و از امکان و احتمال تردید و ابطال و بطلان مصون و محفوظ باشد فلذا مقنن در ماده۲۲ و ماده۲۴ و مواد بعدی این فرض مطلق حقوقی را بیان نموده و تصریح کرده است که هیچ ادعایی خلاف ماده۲۲ نه نسبت به عین و نه نسبت به قیمت مسموع نخواهد بود.
۲- ارزش ذاتی و عینی ثبت ملک
سیستم حقوق ثبت ایران مبتنی بر املاک است و نه مالک، لذا بخلاف مثلاً سیستم ثبتی مصر که ثبت ملک مبتنی بر مالک است؛ در ایران ملک، موضوع ثبت است فارغ از آنکه مالک آن چه کسی باشد^[۶] و تمام ترتیبات و تشریفات برمبنای ملک ومحل وقوع آن و شماره اختصاصی به آن و عینیت ملک است و مختصات ملک محل توجه است نه شرایط و مختصات مالک یا عوامل و شرایط دیگر، بنابراین اقدامات و اعمال و تشریفات متمرکز بر ملک است فلذا آثار و نتایج آن نیز مختص و متمرکز برملک است بنابر این عوامل شخصی علی الاصول موثر در ثبت ملک نبوده و نیست و تاثیری در آن ندارد. و ملک تابعی از شخص نیست. و تغییرات و تبدلات شخصی مالک تاثیری در ثبت ملک ندارد.