استفاده از زبان مناسب و مستقیم
استفاده از کلمات ساده و اجتناب از به کار بردن زبان فنی و اصطلاحات پیچیده به جز در مواقع ضرورت
دادن اطلاعات واضح و کامل به شنونده و گیرنده پیام
استفاده از کانال های چند گانه
در صورت امکان، استفاده از ارتباط چهره به چهره
ب- شنود موثر:
فرایند کشف رمز و تعبیر و تفسیر پیام های کلامی به طور فعال را، شنود موثر( کوش دادن فعال) گویند. شنود موثر به توجه شناختی و پردازش اطلاعات نیاز دارد ولی صرف شنیدن نیازی به توجه ندارد.
بنابراین، گوش دادن موثر، عبارت است از مشارکت فعال در یک گفت و شنود؛ فعالیتی که گوینده را در انتقال منظور خویش ، یاری می کند. هدف از آن، تامین این منظور است که گوش دهنده به آنچه گفته می شود، گوش دهنده اینکه حدس بزند. همچنین این مهارت ارتباطی، گوینده را از مبهم گویی، به صراحت و رک گویی هدایت می کند(امین شایان جهرمی ،۱۳۸۸).

در پایان یک گفت و شنود، شنونده فعال و موثر کسی است که از آنچه گفته شده و آنچه که از محتوای این گفت و شنود بر می آید، شناختی دقیق کسب کند. با توجه به تفاوت میان شنود موثر و صرف شنیدن مدلی از چگونگی دریافت شنونده و سبک های شنود را مورد بررسی قرار می دهیم(امین شایان جهرمی ،۱۳۸۸).
مدل دریافت شنونده:
دریافت شنونده بیانگر حدی است که آدمی می تواند بر اساس آن اطلاعات واقعی را به یاد آورد و از یک پیام کلامی نتیجه گیری و استنباط دقیق کند . این دریافت تابعی از شنونده، گوینده، پیام و مختصات محیطی است
دو تن از خبرگان ارتباطات، سه سبک متفاوت شنود را مورد شناسایی قرار داده اند . بررسی های آنان برای این منظور نشان می دهد که آدمیان ترجیح می دهند اطلاعاتی را بشنوند که با سبک شنودی شان سازگار باشد . آنا همچنین تمایل دارند به گونه ای صحبت کنند که با سبک شنودی شان جور باشد . سبک های سه گانه شنود: نتیجه ای، چرایی^[۸۸] و فرآیندی^[۸۹] نامیده می شوند.
سبک نتیجه ای: برخی حاشیه رفتن را دوست ندارند؛ آنان علاقمندند نتیجه پیام ارتباطی را در آغاز بدانند. رفتارهای مثل رک و صریح بودن، عملگرا بودن، حالگرا بودن، تمایل داشتن به حل مسئله و تمایل به دانستن هر قضیه بیانگر افراد با سبک نتیجه ای است.
سبک چرایی: آدم های دلیل گرا می خواهند منطق آنچه را کسی بیان می کند بدانند این افراد پیش از اینکه نظری را بپذیرند باید متقاعد شده باشند .
سبک فرآیندی: شنوندگان فرآیندی دوست دارند موضوعات را به تفصیل مورد بحث قرار می دهند ویژگی های آنها عبارتند از مردم گرایی، کسب اطلاعات کامل، کیفیت گرایی، آینده نگری، تودار و فایده گرا.(اردستانی، ۱۳۸۷)
ج) بازخورد:
بازخورد روندی است که به وسیله آن دریافت کننده از طریق واژگان کلامی و غیر کلامی درک خود را از پیام ارسالی به فرستنده منتقل می کند و حلقه های بازخورد تعیین می کنند که پیام ارسالی به درستی تعبیر و دریافت شده است یا خیر؟
مهارت های بازخوردی
برگشت نتیجه پیام به فرستنده به طوری که فرستنده پیام از وضعیت ارسال پیام و دریافت آن آگاه باشد. اهمیت بازخورد به منظور هماهنگی انجام کار وضعیت طرفین (فرستنده و گیرنده)کنترل، دقت، ایجاد رابطه قویتر و ارائه پیشنهاد از ناحیه طرفین در سازمان لازم و ضروری است(امین شایان جهرمی ،۱۳۸۸).
بازخورد موثر :
«کوکلان و شرموهورن» به نقل از خسروی ویژگی های بازخورد موثر را چنین بیان می کنند: هدف بازخورد کمک به گیرنده می باشد نه نوعی انتقاد، اعتماد طرفین مد نظر باشد، گیرنده عکس العمل لازم را نشان دهد، مشخص باشد نه کلی و درباره اموری باشد که دریافت کنند توان انجام دادن آن را داشته باشد .
دیدگاه ها و رویکردهای ارتباطات سازمانی
رویکرد تعاملی سیستم ها
دیدگاه ماشینی با رویکرد کلاسیک
دیدگاه روانشناسی با رویکرد روابط انسانی
رویکرد نمادین و تفسیری
رویکرد تعاملی سیستم ها :
تحقیقات در رویکرد تعاملی سیستم ها روی رفتارهای بیرونی، به عنوان واحد های اولیه تجزیه و تحلیل متمرکز می شود. فرایند ارتباط بزرگتر از مجموعه بخش های آنست. در روش تعاملی سیستم ها به ارتباط به عنوان عمل شرکت کننده نگاه می کنند افراد ارتباط را انجام نمی دهند بلکه آنها بخشی از ارتباط می شوند (استواری،۱۳۸۸)..
الف- دیدگاه ماشینی یا رویکرد کلاسیک: تفکر سازمانی کلاسیک کلید رویکرد در مدیریت علمی است و مفهوم انسانی به عنوان ماشین در نظر گرفته میشود. کارگران به وسیله مادیات بر انگیخته میشوند. افراد سازمان به هدایت دائمی نیازمندند.
۲- دیده ماشینی یا رویکرد کلاسیک:
در رویکرد کلاسیک، حق دخالت در تصمیم گیری و اظهار نظر از آنها سلب می شود . هیچ گونه احساس موفقیت و عدم موفقیت در سازمان نخواهد داشت. در این دیدگاه وظایف تخصصی و جزئی به شکل رسمی است . کنترل زیاد است، اختیارات به صورت سلسله مراتب است. ارتباط به صورت عمودی از ما فوق به زیر دست می باشد فرمانبرداری و وفا به سازمان، از طرف زیر دستان، مد نظر است(مشکسار،۱۳۸۹).
۳- دیدگاه روانشناسی یا رویکرد روابط انسانی:
برای گروه های غیر رسمی اهمیت زیادی قائل می شوند . انسان ها فعال هستند و تنها مشوق های مادی انگیزه مهم نیستند. در این رویکرد به انگیزه روحی، روانی و اجتماعی افراد توجه می شود . افراد در تصمیم گیری دخالت می کنند جو دوستی و صمیمیت در سازمان وجود دارد کارگران دارای آزادی هستند . از نظر این دیدگاه ارتباط برقرار کننده ها در یک محیط اطلاعاتی واقع شده اند که شامل میزان وسیعی از محرک و فرایند متعددی می باشند و اینکه افراد چه اطلاعاتی را انتخاب می کنند به طرز تلقی ، شناخت ها و استنباط های آنها مربوط است(مشکسار،۱۳۸۹)..
۴- رویکرد نمادین و تفسیری:
موقعی که از چشم انداز تفسیری بحث می شود وظیفه سازمان روی کیفیت یک طرف که در آن ارتباط اتفاق می افتد می پردازد. به بیان دیگر ارتباط تقریباً به عنوان یک متغیر وابسته منظور می شود در هر صورت ارتباط سازمانی شامل الگوهای رفتارهای هماهنگ و توانایی خلق و نگهدای و سازمان را دارند . این رویکرد انسانی ترین نوع از چهار رویکرد است و با ارتباط انسانی سازگار است. این رویکرد از طریق تعامل اجتماعی منعکس می شود و چشم انداز تفسیری بین نمادین و غیر نمادین و اعمال اجتماعی تمایز قایل می شود(استواری،۱۳۸۸).
عمل غیر نمادین شامل جواب های اتوماتیک که نیاز به تفسیر ندارند و در مقایسه عمل نمادین نیازمند به تفسیر است و اشاره می کند به اینکه افراد به دیگران بر اساس فهم خودشان از آنچه کلمات دیگران و اعمال دیگران معنی می دهد پاسخ می دهند . فرهنگ عامل مهمی در این رویکرد است و بیان می دارد که چگونه عوامل فرهنگی روی فرایند تفسیر تاثیر می گذارند و منظور از فرهنگ راه های اثبات شده، الگو شده و پذیرفته شده می باشد .
مبانی نظری اخلاق حرفه ای :
اخلاق چیست ؟
اخلاق، اصول و استانداردهایی اند که رفتارها را با آن می سنجند و قضاوت می کنند و نیز راه های اعمال و رفتار هستند. (روستا، ۱۳۸۵)
ارزشهای حاکم بر رفتار
خلق و خوی و خصلتهای آدمی
رفتار مطابق با فطرت بشری
نحوه تعامل با دیگران
هنجارهای اجتماعی
پیروی از مقررات و انضباط پذیری در جامعه
تحلیل اخلاق حرفه ای:
تحلیل اخلاق حرفه ای محتاج تحلیل اخلاق و حرفه است. واژه حرفه^[۹۰] کاربردهای فراوانی دارد و مفهوم آن نیز از تطور تاریخی فراوانی برخوردار است. عام ترین کاربرد حرفه به معنای پیشه، شغل، کار و کسب است.
اشتغال^[۹۱] یکی از مولفه های حرفه است. مولفه دیگر روزی به دست آوردن از طریق اشتغال^[۹۲] است. مولفه سوم، اختیار در کار و اشتغال است. حرفه یک کار اختیاری است. مولفه مهم خدمت محوری^[۹۳]، مثمر به ثمر بودن، مفید بودن یا مطلوبیت اجتماعی^[۹۴] حرفه است. مولفه پنجم برخورداری از دانش، مهارت و توانایی است. قدما از این مولفه سه وجهی (دانش ، مهارت و توانایی) به صناعت تعبیر می کنند.
و لذا دهخدا در تعریف حرفه گوید (صناعت که روزی بدان بدست آید.) تمایز صناعت از صرف کار در سه عنصر دانش^[۹۵]، مهارت^[۹۶] و توانایی^[۹۷] است. (قراملکی،۱۳۸۹).عده ای در تعریف حرفه گفته اند : فعالیت تولیدی و آبادگرانه که به ازای مزد (نقدی یا جنسی) با میل و اراده آزاد و به نحو حرفه مند صورت می گیرد. مراد از حرفه مند در این تعریف برخورداری از سه مولفه اخیر است که از آن به صناعت تعبیر کردیم. (قراملکی،۱۳۸۷)
حرفه نوع خاصی از فعالیت است که فرد به وسیله آن از منزلت و اعتبار خاصی برخوردار می شود و به آداب و اخلاق خاصی متعلق می گردد. بر اساس سخن دیویس به جای تعریف حرفه، می توان از اوصاف آدمهای حرفه ای سخن گفت. حرفه ای کسی است که توانمندی خود را در پای بندی به قانونمندی و نظام مندی حرفه می داند، می سازد، تقویت می کند و حفظ می کند. حرفه ای کسی است که افعال (دانستن، خواستن، توانستن) را در حرفه باوردارد و شخص حرفه ای کسی است که خودشناسی، خودسازی و خودباوری، را لازمه حرفه ای شدن و حرفه ای ماندن می داند. حرفه ای کسی است (مدبر) دارای منش، دانش، بینش و روش حرفه ای. حرفه ای کسی است که موفقیت خود را در حرفه حاصل پیوند و یکپارچگی (عقیده، عشق، عرضه و عمل حرفه ای ) می یابد و می داند. حرفه ای کسی است که (کار، پیکار، ابتکار و پشتکار) را اجزای نظام کسب و کار خود می داند و می کوشد با درستکاری و همکاری با دیگران به اهداف حرفه ای خود دست یابد. حرفه ای کسی است که کاسبکار در حرفه خویش است یعنی همواره در جستجوی کسب فرصتها و ایده ها و کارآفرینی برای ایجاد ارزش روی این فرصت ها و ایده ها و فرصت سازی های تازه است.حرفه ای کسی است که مهمترین منبع زندگی یعنی عمر خود را در حرفهای که متناسب با عقاید و علایق و استعدادهای اوست بجا و به اندازه و به موقع استفاده می کند. حرفه ای کسی است که به مدیریت حرفه و حرفه مدیریت احترام می گذارد. (روستا، ۱۳۸۵)
تعاریف اخلاق حرفه ای: