مبانی نظری و پیشینه پژوهش
Top of Form
Bottom of Form
۲-۱ مقدمه:
کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه که هست به رفع و اصلاح آنها اقدام می شود. شاید به جرات بتوان گفت که انجام هر فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود مگر آنکه کنترل های لازم به عمل آمده باشد(بالداف و دیگران^[۷]، ۲۰۱۰). به کمک کنترل است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پیگیری و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می کند. کنترل ابزار کارآمد مدیران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد. شاید مهمترین مسئله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد، آن است که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی از خطا توام است و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، کنترل تنها راه چاره است. از آنجایی که فرد جزیی اساسی از سیستم کنترل در سازمان است، بحث هایی که به آن خواهیم پرداخت حاوی مرزبندی های دقیقی بین کنترل برنامه ها و کنترل افراد در سازمان بوده و مورد بررسی واقع خواهند شد(مهرابی، ۱۳۹۰).

۲-۲ مبانی نظری:
۲-۲-۱ مدیریت کنترل سازمانی
شاید از تعریف کنترل اینطور نتیجه شود که اساساً کنترل بر فعالیتهای انجام شدهِ گذشته استوار است و با اطلاعات حاصل از آنهاست که کنترل عملی می شود. مفهومی که از مکانیسم بازخور نیز به ذهن متبادر می شود، همین بازگشت به گذشته و استفاده از اطلاعات گذشته برای مقایسه و یافتن انحرافات و انجام اصلاحات است. بازخور با بهره گرفتن از نتایج، یا در اصطلاح سیستم با بهره گرفتن از ستاده ها کنترل را عملی می کند و در زمینه های مختلف موارد استفاده بی شماری دارد(پیرس و دیگران^[۸]، ۲۰۱۲).
یک شکارچی را در نظر بگیریم که می خواهد یک پرنده را در حال پرواز در هوا نشانه گیری نماید و او را هدف قرار دهد. وی نمی تواند با بهره گرفتن از مکانیسم بازخور هدف را تحقق بخشد بلکه باید به کمک کنترل پیش نگر نقطه ای را نشانه گیری کند که پرنده لحظاتی بعد به آنجا خواهد رسید و با توجه به حرکت پرنده به جلو (پیش نگری) او را شکار نماید(باباکاس و دیگران^[۹]، ۲۰۱۱).
و یا راننده مجربی که در سربالایی یک جاده مشغول رانندگی است نیز از کنترل پیش نگر و هدایت کننده استفاده می کند. او با توجه به سربالایی، قبل از رسیدن به آن دنده مناسب را انتخاب کرده و به کار می گیرد.
اما راننده ناآشنا و بی تجربه زمانی که دنده کشش لازمه را ندارد و موتور خواموش شود از نتیجه حاصله که نوعی بازخور محسوب می شود آگاه شده و دنده دیگری را به کار می برد. بدین ترتیب ملاحظه می شود اگرچه بازخورد نقش مهمی را در امر کنترل ایفا می کند اما در پاره ای ازموارد نمی تواند پاسخگوی نیاز ما باشد(دهدشتی و پورحسینی، ۱۳۹۲).
کنترل گذشته نگر بر اطلاعات گذشته استوار بوده و کنترل پیش نگر بر پیش بینی های آینده نظر داشته و کنترل زمان وقوع، اطلاعات زمان حال را ملاک قرار می دهد. اطلاعاتی را که ماشین های الکترونیکی و کامپیوترها برای ما فراهم می کنند. این اطلاعات را اصطلاحاً اطلاعات زمان وقوع می نامند. به عنوان مثال اطلاعات پروازی هواپیماها و ذخیره جا به وسیله کامپیوتر نوعی اطلاعات زمان وقوع است. حساسیت برخی از برنامه ها ایجاب می کند تا مدیریت از این نوع کنترل استفاده و تصمیماتی به موقع و سریع اتخاذ کند(بلوریان، ۱۳۸۹).
۲-۲-۱-۱ طراحی سیستم کنترل
یکی از وظایف اصلی مدیر طراحی سیستم کنترل در سازمان است. برای طراحی این سیستم معمولاً طی مراحل زیر ضروری است:
الف: تعیین نتایج مورد انتظار (بایدها) در کنترل
در این مرحله مدیریت باید اهداف و نتایجی را که از اجرای برنامه ها انتظار دارد مشخص سازد.
ب: تعیین شاخص برای سنجش نتایج مورد انتظار
این شاخص ها مقیاس هایی برای سنجش عملکردها بشمار می روند و در جریان کنترل باید شاخص های وجود داشته باشد تا بتوان به وسیله آنها میزان نیل به نتایج را مورد سنجش قرار داد.
پ: تعیین استاندارد یا الگوی مطلوب
پس از آنکه شاخص ها یا مقیاس های سنجش مشخص شدند باید میزان مورد نظر در آن شاخص ها برای موضوع کنترل تعیین شود. استانداردها خود به صور زیر تدوین می شوند:
- استاندارهای تاریخی: این نوع استانداردها بر اساس تجربیات و اطلاعات گذشته بدست می آیند.
- استانداردهای تطبیقی یا خارجی: این نوع استانداردها از سایر سازمان ها و واحدهای مشابه اقتباس می­ شود.
- استانداردهای مهندسی یا کارسنجی: این نوع استانداردها از طرق مختلف (مطالعه کار) بدست می آیند.
- استاندارد های نظری: قضاوت ذهنی مدیران و صاحب نظران، پدید آورنده این نوع از استانداردها هستند.
ت: طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل
در طراحی شبکه اطلاعاتی باید به این نکته توجه داشت که اطلاعات اضافی به همان اندازه مشکل آفرینند که اطلاعات ناقص مسئله ساز هستند. همچنین شبکه اطلاعاتی باید بتواند اطلاعات را بطور مستمر به روز درآورده و آخرین اطلاعات را در اختیار مسئولان مربوطه قرار دهد.
ث: ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری
در این مرحله به کمک استانداردهای انتخابی، اطلاعات جمع آوری شده مورد ارزیابی قرار می گیرند(حسینی و دیگران، ۱۳۹۰).
۲-۲-۱-۲ مشخصات سیستم کنترل موثر
اصولاٌ سیستم های کنترل باید با توجه به مقتضیات سازمان طراحی شده و در هر مورد ویژگیهای مربوط به آن را دارا باشند. این خصوصیات شامل موارد زیر هستند:
- کنترل باید اقتصادی باشد به طوری که نتایج آن بر هزینه های آن فزونی یابد.
- در اعمال کنترل ها نباید افراط و تفریط شود.
- کنترل ها باید در نقاط حساس و کلیدی باشند.
- کنترل ها باید متناسب با برنامه و فعالیت ها تنظیم شوند.
- سیستم کنترل باید به نحوی طراحی شوند که اطلاعات و نتایج کنترل در سریع ترین زمان ممکن در اختیار مسئولین قرار گیرد.
- کنترل باید عینیت داشته باشد و صرفاً بر اساس ذهنیات و نظرات اشخاص نباشد.
- کنترل ها باید واقع بینانه باشند.
- سیستم کنترل باید انعطاف لازم را داشته باشد.
- کنترل باید به وسیله اصلاح باشد نه تنبیه و مجازات.
- سیستم کنترل باید با فرهنگ سازمان تناسب داشته باشد.
- کنترل نباید فقط بر نقاط ضعف تاکید ورزد و باید نقاط قوت را نیز در نظر گیرد.
- مسئولین و متولیان امر کنترل باید واجد صلاحیت باشند.
- سیستم کنترل باید دقیقاً مشخص سازد که نتایج کنترل در اختیار چه کسانی قرار گیرد(محمدی و عباسی، ۱۳۸۸).
۲-۲-۱-۳ نقش‌ مدیریت‌ در تخلفات‌ اداری‌ کارکنان‌
یکی‌ از عوامل‌ سازمانی‌ موثر در تخلفات‌ اداری، فرایند مدیریت‌ در کل‌ سازمان‌ است. تقسیم‌ کار ناعادلانه‌ منشأ تخلفات‌ اداری‌ در سازمانهاست. مدیران‌ با به‌کارگیری‌ درست‌ فرایند تفویض‌ اختیار می‌توانند از بخشی‌ از تخلفات‌ سازمانی‌ جلوگیری‌ کنند. چنانچه‌ کارکنان‌ احساس‌ بی‌عدالتی‌ و تبعیض‌ کنند با کم‌کاری، نقض‌ مقررات‌ و بی‌تفاوتی‌ از خود واکنش‌ نشان‌ می‌دهند. اگر کارکنان‌ دریابند که‌ با اجرای‌ صحیح‌ مقررات‌ حق‌ به‌ حق‌دار می‌رسد در آن‌ صورت‌ سطح‌ بهره‌وری‌ بالا خواهد رفت‌ و میزان‌ تخلف‌ به‌شدت‌ کاهش‌ می‌یابد(ثریایی و مهرائی، ۱۳۹۲).
۲-۲-۱-۴ ساز وکارهای‌ مدیریتی‌ موثر در تخلفات‌ کارکنان
الف: ساده‌انگاری‌ مشکلات‌ کارکنان: