۲-۱-۲-۲-۱٫ تاریخ سند رسمی

اصل هفدهم قانون اساسی می‌گوید مبدأ تاریخ رسمی کشور، هجرت پیامبر اسلام (ص ) است و تاریخ هجری شمسی و هجری قمری هر دو معتبر است اما مبنای کار ادارات دولتی هجری شمسی است.

ماده (۹) آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می‌گوید: «در کلیه اسناد و دفاتر و قبوض باید تاریخ شمسی قید گردد.» طبق ماده ۱۹ آئین نامه مذکور متعاملین باید در یک جلسه اسناد ودفاتر مربوطه را امضاء نمایند. طبق شق ۴ ماده صد قانون ثبت اسناد و املاک چنان که هر یک از مستخدمین دولت و اجزاء ثبت اسناد و املاک و صاحبان دفاتر اسناد رسمی عامداً تاریخ سند یا ثبت سندی را مقدم یا مؤخر در دفتر ثبت کند به مجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد.

۲-۱-۲-۲-۲٫ تنظیم سند در اوراق مخصوص

ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مقرر می‌دارد: «کلیه اسناد در دفترخانه‌های اسناد رسمی و در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می‌شود تنظیم می‌گردد…». (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷) ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی دلالت بر وجوب تنظیم سند در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تهیه و به دفاتر اسناد رسمی ارائه می‌شود دارد. ‌بنابرین‏ تنظیم سند در غیر اوراق مذبور فاقد رسمیت خواهد بود (‌پنج‌تنی، پیشین، ص ۵۲). البته اخیراًً مطابق تنظیم سند بر اوراق کاغذ آچهار می‌باشد و اوراق مخصوص نیاز ندارد ولی اخذ شناسه یکتا و مهر و امضاء سردفتر و نصب هوادگرام به آن اعتبار می‌بخشد.

۲-۱-۲-۲-۳٫ تنظیم به زبان فارسی

طبق دستور اصل پانزدهم قانون اساسی زبان و خط رسمی و مشترک مردم ایران، فارسی است و متون رسمی باید ‌به این زبان و خط باشد. طبق ماده ۶۱ قانون ثبت اسناد و املاک « هرگاه طرفین معامله یا شهود، زبان فارسی را ندانند و مسئول دفتر نیز زبان آن ها را نداند اظهارات آن ها به وسیله مترجم رسمی ترجمه خواهد شد. اصل ۱۵ قانون اساسی و ماده ۶۱ قانون ثبت اسناد ‌و املاک دلالت بر وجوب تنظیم سند به زبان فارسی دارد (ارکان تنظیم و ثبت سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی، برگرفته از سایت:/ http://lawworld.blogfa.com).

۲-۱-۲-۲-۴٫ ثبت تمام کلمات سند در دفتر جاری

به دستور ماده ۵۶ قانون ثبت اسناد و املاک و مواد ۱۸ و ۲۹ قانون دفاتر اسناد رسمی، اسناد رسمی باید حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشیه سجل و ظهر در دفتر مخصوص ثبت شوند مواد فوق دلالت بر وجوب ثبت اسناد در دفتر مخصوص دارد. که البته در مقررات جدید و مطابق ماده ۷ قانون کاداستر(یا حدنگار) این دفتر از کاغذی به الکترونیکی تغییر زمینه خواهد داد که در آیین نامه‌ای کمیسیون حقوقی کانون سردفتران و دفتران یاران کشور و سازمان ثبت کشور در حال تنظیم است (و استاد راهنمای این پایان نامه نیز عضو کمیسیون تدوین کنندگان می‌باشد)، مقررات خاص آن تبین خواهد شد.

۲-۱-۲-۲-۵٫ مکان تنظیم سند رسمی

محل دفتر اسناد رسمی مکان تنظیم سند رسمی است و طبق ماده ۱۴ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود به منزل اصحاب معامله ببرند (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷). طبق قسمت آخر ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی هرگاه مراجع قضائی ملاحظه دفاتر جاری را لازم بدانند می‌توانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه نمایند. خارج کردن دفاتر از دفترخانه حتی به درخواست مراجع قضائی ممنوع است (قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران (مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴).

بعضی قضات با این استدلال که ماده ۱۰۵ قانون آئین دادرسی مدنی ناسخ ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی است دستور خارج کردن دفاتر جاری و بردن آن به محل دادگاه را می‌دهند که به دو دلیل استدلال آن ها صحیح نیست. ابراز نمودن و در دسترس قضات قراردادن دفاتر» که در ماده ۱۰۵ قانون آئین دادرسی مدنی ذکر شده در محل دفترخانه امکان پذیر است.‌بنابرین‏ ماده ۱۰۵ آئین دادرسی مدنی و ماده ۲۱ قانون دفاتراسناد رسمی قابل جمع می‌باشد(‌پنج‌تنی، پیشین، ص ۵۴). از سوی دیگر، اگر «در دسترس قرار دادن» را به تحویل به دفتر دادگاه معنی کنیم باید در نظر داشت که ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی خاص مقدم است و ماده ۱۰۵ قانون آئین دادرسی مدنی عام مؤخر است و عام مؤخر خاص، مقدم را نسخ نمی‌کند. لذا منع خروج دفاتر از دفترخانه به دادگاه به قوت خود باقی است و سردفتران حق خروج دفاتر را به خارج از دفترخانه ندارند (همان).

۲-۱-۲-۲-۶٫ اجازه کتبی مدعی العموم

طبق ماده ۲۲ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی تنظیم وثبت معاملاتی که از طرف قیم صغار و محجورین نسبت به اموال آن ها در دفاتر واقع می‌شود بدون اجازه کتبی مدعی‌العموم محل ممنوع است (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷).

۲-۱-۲-۲-۷٫ ذکر پلاک ثبتی و حدود و فواصل

در کلیه اسناد معاملات املاک باید شماره پلاک وحدود و فواصل ملک مورد معامله طبق ماده ۳۲ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی قید گردد و اگر شماره پلاک ثبتی و حدود و مشخصات ملک درج نشده باشد مورد معامله مردد بوده و نمی‌توان معامله را رسماً به مصداق خاصی حمل نمود لذا عدم درج پلاک ثبتی و مشخصات ملک در سند رسمی آن را از رسمیت می‌اندازد (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷).

۲-۲٫ مفهوم و ماهیت ثبت الکترونیکی

نوشته، امضا و اصالت، سه عنصر اصلی تشکیل دهنده صورت یک سند معتبر است. این سه عنصر در قانون تجارت الکترونیکی کاربرد زیادی دارد هر چند که هنوز مسائل و مشکلات خاصی برای بازسازی مکتوب، امضا و اصل الکترونیکی وجود دارد. در این بخش پس از تبیین مفهوم و ماهیت ثبت الکترونیکی، به پیشینه قانونگذاری ‌در مورد ثبت الکترونیکی می‌پردازیم.

۲-۲-۱٫ اصطلاحات و تعاریف

طبق تعاریف قانونی موجود سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد (ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران؛ ق م ا)؛ سند بر دو نوع است رسمی و عادی ( ۱۲۸۶ ق.م.ا)؛ اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأموران رسمی در حدود صلاحیت آن ها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند،رسمی است (۱۲۸۷ ق. م.ا)؛ غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است ( ۱۲۸۹ ق.م.ا). تبیین و تصریح قانون‌گذار در ضمن مبین این موضوع است که یک سندِ مکتوب، فارغ از نوع آن امکان ارائه به سیستم قضایی و اداری را دارد .

‌بنابرین‏ در تحلیل نهایی دو سطح متمایز قابل تشخیص است؛ سطح اول، اعتبارِ قانونی یک سند مکتوب به عنوان دلیل و لزوم پذیرش آن در سیستم قضائی و اداری است، سطح دوم عیارسنجی سند مکتوب است که پس از ورود به سیستم دادرسی و اداری تعیین می‌شود و در واقع ارزش اثباتی یک سند را محک می‌زند و فصل ممیز بین سند عادی و رسمی (در مواقع بررسی یک ادعای جعل) است (قاجار قیونلو ، ۱۳۸۶، ص ۴). استفاده از قالب الکترونیکی در تنظیم روابط حقوقی، پرسش‌هایی را مطرح می‌کند: آیا تنظیم اسناد الکترونیکی با همه کارکردهایی که در دنیای ملموس و کاغذ وجود دارد امکان پذیر است؟ چه قوانین و مقرراتی برای ثبت اسناد الکترونیکی ضروری است؟برای پاسخ به پرسشهایی از این دست، ابتدا به بررسی مفهوم اسناد الکترونیکی می‌پردازیم.

۲-۲-۱-۱٫ مفهوم ثبت الکترونیکی