تعریف مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد در مفهوم جدید خود چرخه ای است که به مدیران وسرپرستان کمک می کند تا پس از هدف گذاری وبرنامه ریزی در مورد رفتار وعملکرد کارکنانشان (که ابتدا ی هر دوره زمانی ارزیابی انجام شود ) به ارزیابی میزان وکیفیت اجرای برنامه ها وتحقق اهداف در پایان دوره بپردازند واز طریق ریشه یابی وتحلل رفتارها وعملکردهای رضایت بخش ومطلوب یا غیر رضایت بخش ونا مطلوب وبا کمک بکارگیری مستمر این چرخه زمینه را برای بهبود عملکرد وارتقاء رفتار کارکنان فراهم کنند.(ابوالعلایی ،1389،128-120)

 مدل  ACHIEVE(ابزاری جهت مدیریت عملکرد )

یکی از دغدغه‌های مهم سازمان‌های امروزی توانایی ایجاد مزیت‌های رقابتی از طریق اطمینان از وجود کارکنانی با مهارت‌های کافی و انگیزه مناسب است. مدیریت مناسب عملکرد کارکنان، از جمله رویکردهایی است که می‌تواند برای مدیران، سازمانی پویا با کارکنانی با ویژگی‌های یاد شده را مهیا سازد. بنابراین مدل ACHIEVE به‌عنوان ابزاری جهت مدیریت عملکرد کارکنان معرفی می‌شود. . ( هرسی و بلانچارد ، 1371،23 )

مدل اچیو به وسیله هرسی و گلداسمیت ، به منظور کمک به مدیران در تعیین علت وجود مشکلات عملکرد و به وجود آوردن استراتژی‌های تغییر به منظور حل این مشکلات طرح‌ریزی گردید . در تدوین مدلی برای تحلیل عملکرد انسانی هرسی و گلداسمیت ، دو هدف اصلی را در نظر داشتند قدم اول در مدل اچیو توجه به انگیزش و توانائی پیروان است . پیرو باید تا حدی میل و مهارت‌های لازم را جهت انجام تکلیف داشته باشد . قدم دوم را پرتو ولاولر با افزودن تصور نقش یا درک مستق این ایده را بسط دادند پیروان جهت انجام مناسب هر کار و وظیفه باید درک صحیحی از نحوه انجام آن داشته باشند گام بعدی را لورنس و لارنس برداشتند و متوجه علاوه بر مسائل گفته شده سازگاری فرهنگ هدایت و حمایتی سازمان و محیط کار نیز نقش مؤثری در انجام مناسب هر کاری دارند . مدل اچیو به عامل بازخورد که شامل آموزش هرروزه و ارزیابی رسمی در عملکرد افراد است بسیار مؤثر می‌داند هرسی و گلداسمیت هفت متغییر مربوط به مدیریت عملکرد اثر بخش را از میان بقیه برگزیده‌اند و با ترکیب حروف اول هریک از متغییر‌های عملکردی واژه هفت حرفی ACHIEVE  را جهت بخاطر سپردن مطرح نمودند .

جدول (2-1)  هفت واژه در برگیرنده مدل عملکردی ACHIEVE.

مدیران با استفاده ازمدل اچیو در باره چگونگی اثر بخشی در عملکرد فعلی و یا بالقوه پیروان در زمینه یک تکلیف خاص به ارزیابی بپردازند و آنگاه باید مطابق با علت‌های منحصر به فرد آن مشکل خاص قدم‌های لازم را بردارند هفت عامل مدل اچیو با چاره‌جویهای آن عبارتند از :

توانائی ، دانش و مهارت : در این مدل اصطلاح توانائی به دانش و مهارتهای پیروان گفته می‌شود البته توانائی به انجام رساندن توفیق آمیز یک تکلیف لازم است و در صورتی که در توانائی پیروان اشکالی وجود داشت باید با کارهای مانند کارآموزی خاص آموزش ، دوره‌های مهارتی و ارجاع مجدد وظایف و غیره … در جهت تقویت دانش و مهارت کارکنان بکوشد . ( هرسی و بلانچارد ، 1371،28 )

وضوح ( درک یا تصور نقش ) :

وضوح به درک و پذیرش نحوه کار محل و چگونگی انجام آن گفته می‌شود . برای آنکه پیروان درک کامل از مشکل داشته باشند باید مقاصد ، چه هدفهای و در چه زمانی بیشترین اهمیت را دارند ، برایشان کاملاً صریح و واضح باشد راه حل این مشکلات در این مرحله تشویق پیروان به پرسیدن سؤال به منظور تشریح بیشتر است ( هرسی و بلانچارد ، 1372،29 )

کمک ( حمایت سازمانی ) :

پیروان برای تکمیل کردن اثر بخشی کار خود نیاز به حمایت سازمانی دارند از جمله حمایت در بودجه ، وسایل و تسهیلاتی که برای کامل کردن تکلیف لازم است ، حمایت دوایر دیگر سازمان و … در صورتی که کمک و حمایت سازمانی کاهش یابد مدیران باید به گونه‌ای صریح مشخص کند که مشکل در کجاست و تلاش کند تا مشکل را رفع کند ( هرسی و بلانچارد ، 1372،30-29 )

انگیزه ( انگیزش یا تمایل ) :

انگیزه مربوط به تکلیف پیروان یا انگیزش برای کامل کردن تکلیف خاص مورد تحلیل به گونه‌ای توفیق آمیز اطلاق می‌شود . عامل انگیزش افراد بیشتر پاداش‌های درونی و بیرونی هستند که مدیران در صورت کاهش انگیزش کارکنان می‌توانند با بررسی استفاده از پاداش از قبیل پول ، ارتقاع ، امنیت شغلی و یا حتی دلجوئی‌های موردی در ایجاد انگیزه کمک کند . (همان منبع )

ارزیابی ( آموزش و بازخورد عملکرد ) :

ارزیابی به بازخورد روزانه‌ عملکرد و مرور‌های گاهگاه گفته می‌شود . روند بازخورد مناسب به پیروان اجازه می‌دهد پیوسته از چند و چون انجام کار مطلع باشند تا انتظار بهبود عملکرد ، انتظار غیر واقع‌گرایانه نباشد . ارزیابی می‌تواند رسمی و غیر رسمی باشد وجود معیارهای روشن برای عملکرد اثر بخشی یا غیر اثر بخشی می‌تواند بسیاری از مشکلات عملکردی را برطرف سازد . (همان منبع )

اعتبار ( اعمال معتبر و حقوقی پرسنل ) :

اصطلاح اعتبار به مناسب بودن وحقوقی بودن تصمیمات مدیر در مورد منابع انسانی اطلاق می‌گردد مدیران باید اطمینان کسب کنند که تصمیمات در مورد مردم از جهت حقوقی تصمیمهای دادگاه‌ها و خط‌مشی‌های شرکت مناسب می‌باشد . درصورتی که مشکلی در مورد اعتبار به وجود آمد مدیر باید بداند که خط سیر قانونی در مدیریت واضح و روشن است تصمیم‌های پرسنل باید یا با مدرک همراه بوده و یا بر خط‌مشی‌های عملکردگرا استوار باشد (.همان منبع )

محیط ( تناسب محیطی )  :

عوامل محیطی اثر گذار بر عملکرد می توانند رقابت ، تغییر شرایط بازار ، آیین نامه های دولتی و تدارکات و اموری از این قبیل باشد که اگر مشکلی محیطی از قدرت اختیار پیروان خارج باشد باید از پیروان انتظار داشت که در سطحی هماهنگ با محدودیتهای محیطی عمل کنند .( هرسی و بلانچارد ، 1371،31)

عوامل تاثیرگذار در اجرا و پیاده سازی نظام مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد در عمل، زمانی می‌تواند به موفقیت شود که کلیه بخشها و عوامل تشکیل‌دهنده سازمان، به فرایند مدیریت عملکرد کمک کنند. این عوامل موفقیت را می‌توان به شرح ذیل تقسیم‌بندی نمود:

حمایت همه جانبه مدیریت ارشد سازمان از برنامه‌های مدیریت عملکرد و همسویی و هماهنگی کامل در برقراری فرایند مذکور

آمادگی و تمایل مدیریت ارشد سازمان برای انجام تغییرات لازم در فرایند فعلی، در صورت نیاز به انجام تغییرات

هماهنگی کامل نظام مدیریت عملکرد با سایر نظامهای سازمان

برقراری آموزشهای لازم و مناسب جهت اجرای هر چه بهتر مدیریت عملکرد در سازمان

دخالت مستقیم کارکنان در اجرای مدیریت عملکرد

روش های اجرای مدیریت عملکرد باید به نحوی باشد که هم با اهداف و انتظارات سازمان و هم با خواستها و نیازهای کارکنان همسو باشد.

باید عملکرد سازمان مورد ارزیابی قرار بگیرد نه عملکرد فرد یا افراد.

در صورتی که فرایند مدیریت عملکرد با موفقیت اجرا شود، اولین نتیجه آن توانمندسازی کارکنان است یعنی به جای استقلال یا وابستگی، کارمند درصدد حصول همبستگی بین کارکنان و بستگی گروهی با آنها است. توانمندسازی کارکنان، زیربنایی است برای افزایش بهره‌وری و بهبود مستمر کیفیت محصولات و ارائه خدمات به مشتریان. (ابواعلایی ، 1389،128)

2-3-3 اصول مدیریت عملکرد

اصول مشخص را باید به عنوان مبنا و زیربنای مدیریت عملکرد در نظرگرفت. این اصول را می‌توان به صورت ذیل عنوان نمود:

برای هر مساله پاسخی خاص می‌توان یافت.

ارزشها چیزی فراتر از قابلیت سودآوری می‌باشند.

مدیریت عملکرد، نوعی فرایند اساسی کسب و کار است. (ابواعلایی ،1389،131)

2-3-4 فرایند مدیریت عملکرد

فرایند مدیریت عملکرد، یک فرایند چرخه‌ای است که با برنامه‌ریزی عملکرد آغاز می‌شود. برنامه‌ریزی عملکرد نیز شامل دو بخش می‌باشد که عبارتند از:

الف) تعریف نقشها و مسئولیتهای کارکنان و معیارها و انتظارات عملکرد که خود می‌تواند کارکنان را از نحوه مشارکت آنها در راهبرد سازمان آگاه نماید. در این بخش کارکنان با اهداف کلان سازمان و راهبردهای دستیابی به آنها به طور کامل آشنا می‌گردند و از خواستها و انتظارات سازمان آگاهی می‌یابند.

ب) تهیه و تدوین اهداف مشخص برای کارکنان که این کار نیز بر مبنای وظایف، نقشها و مسئولیتهای خود کارکنان انجام می‌شود.

مزایای مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد می‌تواند مزیتهای زیادی برای کارکنان، سرپرستان و سازمان به وجود آورد. رویکرد مدیریت عملکرد با بهره‌گیری از ارزشیابی‌های دقیق و منظم، بازخورد عملکرد مشخصی را برای بهبود عملکرد کارکنان فراهم می‌آورد، الزامات کارآموزی مورد نیاز برای پیشرفت و ارتقای کارکنان را تعیین و روند توسعه فردی و سازمانی را هموار و تسهیل می کند. بین تصمیم‌گیری کارکنان و عملکرد، ارتباط نزدیکی برقرار می‌کند و سرانجام انگیزش و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد، تعدادی از ویژگی‌ها و مزایا در سه حوزه و از دیدگاه های سازمانی، کارکنان و سرپرستان قابل بررسی و طبقه‌بندی می‌باشند:

الف) از دیدگاه سازمانی

1. با اعمال رویکرد مذکور، ارزشهای سازمانی تقویت می‌شوند.
2. کارمندان و سرپرستان راحت‌تر با هم گفتگو می‌کنند و اهداف مورد نظر سازمان بهتر محقق میگردد.
3. اهداف، مقاصد و اولویتهای سازمانی به طور واضح و مشخص در دسترس همگان قرار می‌گیرد.
4. ایجاد موازنه بین فشارهای کوتاه‌مدت برای تولید و نیاز بلندمدت رشد و توسعه حرفه‌ای کارکنان
5. ایجاد تعهد سازمانی پایدار، جهت دادن پاداشهای لازم به فعالیتهای برتر در محل کار
6. برقراری نوعی تناسب بین فرهنگ سازمان و خط مشی‌های ارزشیابی آن
7. با ساختار سنتی و ناکارآمد حقوق و دستمزد مقابله می‌شود و پرداختها بیشتر بر عملکرد و کارایی افراد متمرکز می‌گردد.

ب) از دیدگاه سرپرستان

1.ارزشیابی کارکنان راحت‌تر انجام شده و تاثیر ارزشیابی‌ها در افزایش بهره‌وری کارکنان بیشتر می‌شود.

2.سرپرستان با هدایت کارکنان، اهداف آنها را با اهداف سازمان همسو می‌نمایند.

3.ایجاد فضای مناسب جهت برقراری ارتباط و گفتگوی صریح، بی تکلف و دوجانبه بین سرپرستان و کارکنان

4.تصمیم‌گیری سرپرستان و کارکنان زیرمجموعه

5.سرپرستان صرفاً به ابعاد منفی عملکرد کارکنان تاکید نمی‌کنند و جنبه‌های مثبت عملکرد آنها بیشتر مورد توجه می‌باشد.

6.سرپرستان علاقه‌مند به تشریح نظام ارزشیابی و چگونگی اعمال آن برای کارکنان می‌باشند و در توضیح فرایند مذکور جدیت لازم را به عمل می‌آورند.

7.اعمال نظام ارزشیابی مدیریت عملکرد بر عهده سرپرستان آماده و آگاه و جدی می‌باشد که اشراف کامل بر عملکرد واقعی کارکنان زیر مجموعه خود را دارند.

8.خودارزشیابی کارکنان، بخشی از فرایند بازخورد رسمی است.

از دیدگاه کارکنان

1. 1. دشمنی بین افراد سازمان کاهش یافته و خطر ناشی از اعمال خشونت بین کارکنان کاهش می‌یابد.
   2. پرداخت حقوق و مزایا، پاداشها و سایر پرداختهای جبرانی بر اساس ارزش عملکرد و کارایی افراد متمرکز است.
   3. کارکنان وظایف خود را بهتر درک کرده و با راهنمایی سرپرستان در رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‌نمایند.

1. عملکردهای کارکنان به طور کامل و به صورت ملموس، واضح و روشن اندازه‌گیری و هدایت می‌شوند.
2. ارزشیابی عملکرد کارکنان باعث افزایش و تشویق رشد حرفه‌ای شده و انتقال فرهنگ آن را تسهیل می کند.
3. به کارکنان فرصت اظهار نظر در باره مسایل، اهداف و برنامه‌ها و همچنین بحث و تبادل نظر درباره آنها داده می‌شود تا در محیطی صمیمی نظرات خود را به سرپرست منتقل نمایند.
4. کارکنان، بازخورد کافی و مستمر را از طریق منابع مختلف (سرپرستان، مشتریان، همکاران و . . . ) دریافت می‌کنندتا از موقعیت خود در مورد عملکرد مورد انتظار آگاهی کسب نمایند.
5. خودارزشیابی کارکنان بخشی از فرایند بازخورد رسمی است.(ابیلی ،خدایار ،1381،41-37)

2-3-7معایب مدیریت عملکرد

نظامهای مدیریت عملکرد در صورتی که باعث بهبود عملکرد فرد نشود و باعث پیشرفت و ارتقای عملکرد سازمان نگردد، به دلیل از دست دادن زمان و منابع مصرف شده برای طراحی و اجرای آن به عنوان منبع هزینه تلقی می‌گردند که نه تنها باعث افزایش بهره‌وری نگردیده است بلکه باعث ایجاد نوعی زیان نیز گردیده است.

برخی از معایب نظام مدیریت عملکرد به شرح زیر می‌باشند:

1. سازمانها، نظامهای مدیریت عملکرد را با نظامهای ارزیابی عملکرد اشتباه می‌گیرند و آنها را معادل هم قلمداد می‌کنند.
2. بیشتر نظامهای مدیریت عملکرد، به جای جوهره و ذات دارایپپیش‌پاافتادگی و عرض می‌باشند.
3. بعضاً مدیریت عملکرد را به عنوان نظام نظارت تحمیلی تلقی می‌کنند تا این که آن را به عنوان یک نظام توسعه‌ای در نظر بگیرند.
4. در بیشتر سازمانها، واحدهای منابع انسانی تنها واحدهای مسئول طراحی و کنترل نظام مدیریت عملکرد می‌باشند. حال آن که این نظام یک رویکرد مشارکتی و فراگیر سازمانی است که باید توسط کلیه واحدهای سازمانی اعمال و اجرا گردد.
5. بسیاری از سرپرستان فاقد مهارتهای لازم برای اعمال یا بهبود مدیریت عملکرد می‌باشند. (همان منبع )